Spisywanie protokołów

Notariusz posiada uprawnienia do spisywania protokołów zgromadzeń lub innych posiedzeń wywołujących skutki prawne. Dokument ten ma charakter oficjalny, wobec czego nie może być zastąpiony zwykłą notatką. Najczęściej protokół sporządzany jest w sytuacji, gdy sprawa dotyczy stawiennictwa stron i złożenia przez nich oświadczeń, np. przyjęcie/odrzucenie spadku. Pisemne sprawozdania są także spisywane w innych sytuacjach, wymienionych w ustawie, takich jak przyjmowanie pieniędzy w walucie polskiej lub obcej czy dokumentów na przechowanie. Notariusz przygotowuje protokół w formie aktu notarialnego. Konieczność jego sporządzenia wynika z ustawy, umowy, statutu bądź innego aktu wewnętrznego.

Zgodnie z prawem notariusz jest upoważniony do sporządzania protokołu w takich sytuacjach, jak:

• zgromadzenia spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjnych,
• zebrania wspólnot mieszkaniowych lub spółdzielni,
• zgromadzenia stowarzyszeń,
• inne.

Protokół notarialny ze zgromadzeń spółek

Uchwały, które zostały zaakceptowane przez zgromadzenie spółek mogą zostać umieszczone w protokole notarialnym. Jego sporządzenie jednak zależy przede wszystkim od formy podejmowanej uchwały. Protokół ze zgromadzenia spółek powinien zawierać dwa akty: treść podjętych uchwał oraz opis przebiegu spotkania. Notariusz sporządza jedynie protokół związany z treściami uchwał. Na każdym dokumencie powinien widnieć podpis protokolanta oraz przewodniczącego spotkania.

Ustawa nakazuje notariuszowi pojawić się na zgromadzeniu spółek w takich sytuacjach, jak:

• powoływanie spółki do życia,
• wprowadzanie zmian w oryginalnym dokumencie umowy spółki,
• zmiana lokalizacji spółki (dotyczy przeniesienia działalności za granicę),
• rozwiązanie spółki.

Oprócz protokołu notarialnego spółka ma prawo do spisywania bardziej szczegółowego sprawozdania z przebiegu zgromadzenia, w którym zawarte są m.in. dodatkowe oświadczenia członków spotkania.